Archivio Protocollo


  • Gestione protocollo
  • Gestione corrispondenza
  • Gestione archivio corrente e di deposito
  • Informazioni ed assistenza

Dirigente:
dott.ssa Maria Linda Fantetti

Sede del Servizio:

Largo San Giorgio, 12
33170 Pordenone

Tel.: 0434 2311
Fax: 0434 231244
E-mail: protocollo@provincia.pn.it

Orario per il pubblico:
Lun-Mer-Ven: 10.00-12.00
Mar-Gio: 10.00-12.00 e 15.00-17.00

 

Servizio Protocollo - Archivio
 
Funzioni 
 
Il Servizio Protocollo – Archivio provvede allo smistamento della corrispondenza in arrivo all’Ente, alla raccolta e spedizione della corrispondenza tra i diversi Settori e Servizi ,  gli uffici ed i soggetti interni, provvede alla gestione dei flussi di documenti, ne cura la protocollazione, la classificazione e la trasmissione interna ai singoli Servizi. Sovrintende a tutto il sistema di protocollo e  di gestione dei documenti svolgendo tutte le funzioni previste dall’art. 61 del DPR 445/2000 (Testo Unico sulla Documentazione  Amministrativa). Coordina  e  gestisce  il  registro  di  protocollo  e  controlla  la formazione dell’archivio corrente dell’Amministrazione centrale e delle strutture periferiche (per le quali è stato attuato il protocollo decentrato.)  Coordina i referenti del protocollo indicati da ciascun Settore/Servizio  dell’Ente.  In  particolare gestisce  la  casella  di  Posta  Elettronica  Certificata istituzionale. 
Il Servizio gestisce l’Archivio di Deposito attraverso la ricezione, il riordinamento  e archiviazione dei documenti versati all’archivio dagli Uffici dell’Amministrazione centrale , coordina le attività di riordinamento  ed  inventariazione  dei  documenti,  svolge  l’attività  di  selezione  e  scarto  dei documenti dell’Ente, anche in raccordo con gli altri Servizi provinciali. Collabora  con  il  Servizio  Informatizzazione  ed  altri  Servizi  dell’Ente  per  la  definizione, sperimentazione,  attuazione di progetti innovativi nel campo della gestione digitale dei documenti e dell’archiviazione. Collabora  alla  formazione    ed  aggiornamento  del  personale  dipendente  sulle  novità  normative aventi carattere trasversale.
 
 
Protocollo Informatico  e Posta Elettronica Certificata 
 
La  Provincia  di  Pordenone  a  far  data  dal  1°  dicembre  2005  ha  avviato  il  servizio  di  Protocollo Informatico  collocato    all’interno  del  sistema  di  gestione  informatica    dei  documenti  come infrastruttura  di  base  destinata  ad  implementare    concretamente  il  processo  di  ammodernamento dell’Ente. 
 
Il    sistema di protocollo  informatico ottempera  alle  specifiche  indicazioni  riportate nel DPR 445-28/12/2000  e  nel  regolamento  attuativo  DPCM  31/10/2000.  In  particolare  il  sistema  consente l’intera gestione dei documenti   nel  formato  informatico, oltre che  in quello  tradizionale cartaceo, attraverso  l’acquisizione, gestione   e   spedizione dei documenti  in modalità più o meno decentrata fra  i  diversi  Settori  dell’Ente.  Consente  la  classificazione  e    gestione  degli  archivi  (corrente,  di deposito  e  storico),  la  gestione  del  documento  elettronico,  il  collegamento  tra  documenti  e  la gestione del loro iter per monitorare il flusso documentale.  
 
Il sistema è dotato fin dall’inizio della “funzione di interoperabilità" che consente  lo scambio  di documenti  in  formato  elettronico  fra  pubbliche  amministrazioni      utilizzando  la  casella  di  posta elettronica certificata  istituita dall’Ente Provincia  ,  iscritta all’INDICE PA. Recentemente   è  stato aggiornato con un modulo software  aggiuntivo di gestione delle e-mail (sia in entrata che in uscita) NON interoperabili, cioè la cui provenienza e/o destinazione non sia necessariamente una pubblica amministrazione dotata di casella di posta elettronica certificata e istituzionale correttamente censita nell’indice  della  PA.  In  tal modo  viene  attuato  lo  smistamento  interno,  la  protocollazione  semi-automatica  e  l’inoltro  di  e-mail  di  notifica, mentre  per  le  e-mail  in  uscita,  successivamente  alla protocollazione,  la  produzione  della  e-mail  associata  alla  protocollazione  e  l’invio  della  e-mail all’indirizzo  del  soggetto  esterno    anche  se  non  è  una  casella  certificata  e  regolarmente  iscritta all’Indice PA. 
 
Tutti  i  possessori  di  PEC  o  CEC-PAC    per  comunicare  con  la  Provincia  possono  utilizzare l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata : prov.pn@cert.provincia.pn.it
 
Si ricorda che ogni cittadino, in attuazione del decreto del presidente del Consiglio dei Ministri del 6  maggio  2009,    può  ottenere    un  indirizzo  di  Posta  Elettronica  Certificata  da  utilizzare esclusivamente    nelle  comunicazioni    con  la  Pubblica  Amministrazione  facendone  richiesta  al “Dipartimento  per  la  digitalizzazione  della  Pubblica  Amministrazione  e  per  l’innovazione tecnologica".

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